「やむを得ない」活動を減らすには？
こんばんは。
『The 7 Habits of Highly Effective People』、『7つの習慣』で提唱されている「時間管理のマトリクス」。
緊急度と重要度によってタスクを第1～第4領域に分類したもの。
第1領域：緊急度【高】&重要度【高】
第2領域：緊急度【低】&重要度【高】
第3領域：緊急度【高】&重要度【低】
第4領域：緊急度【低】&重要度【低】
この領域のうち、最も優先すべきは「第2領域」になります。
このマトリクスをご存じの方にとっては、いわずもがなかもしれません。でも、直感的には「第1領域」が最優先に思えるのではないでしょうか、この時間管理法について馴染みがない人にとっては。
現実的には、この領域の活動には取り組まざるを得ない。この意味で、この領域の活動が「最優先」になるでしょう。でも、それではいけない、というのが、博士が意図するところなのです。
というのも、短期的には「第1領域」の活動に取り組まざるを得ない。緊急で重要なものを避けると問題が発生してしまう。これをやらないとひどい状況に陥ってしまう。
つまりは、これらの活動は「やむを得ず」という側面を含んでいるのですね。
でも長期的に考えた場合に、自分の将来の成長や幸せという観点でとらえたときには、決して重要とはいえないかもしれない。
長期的に観ても「重要」と思えるものはありますが、「緊急度」を伴うものは「やむを得ない」活動であることが多いのです。
この「やむを得ない」活動をいかに減らしていくか？ そして、長期的に、自分の人生にとって本当に重要である活動にどれだけ多くの時間を注ぎ込むことができるか。これが時間管理の肝といえるのです。
では、どうやって「第1領域」の活動を減らせばいいのか？
矛盾するように聞こえるかもしれませんが、それは「第2領域」の活動を増やすことに尽きます。第2領域の活動が第1領域の活動を減らすことにつながるからです。
第1領域の活動は「避けられない」もの。でも、第2領域の活動を実施することで、そもそも第1領域の活動自体を減らすことができる。
具体的にみてみましょう。
「重要顧客のプレゼン資料を今日中に完了しないといけない！」
すでに時刻は17時を回っている。今日中に資料を完成させないといけない。こんな状況はありますよね。
もっと早く準備をしていれば、こんな状況は避けられたかもしれない。でも、この期に及ぶまでできなかった。よくある場面ですよね。
その理由はさまざま。
自分のコントロール外のこともあるでしょう、実際には。例えば、本来資料を作る人が急病で対応できなくなり、自分にお鉢が回ってきたとか。そういうこともあるでしょう。
でも、それ以上に「自分でコントロールできた」という状況のほうが多いのです。
明日に続けます。
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