この領域は厄介ですよね
こんばんは。
Stephen R Covey博士の『The 7 Habits of Highly Effective People』、もしくは『7つの習慣』。
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このベストセラーで博士が提唱したのが「時間管理のマトリクス」。
緊急度と重要度によってタスクを第1～第4領域の分類するという、あまりにも有名なマトリクスですね。
日々の活動を「緊急か/緊急でないか」を横軸に、「重要か/重要でないか」を縦軸に取り、４つの領域に分類する。
タスクをこの４領域に当てはめて考えることで、自分がすべきことに適切な優先順位をつける。
第1領域：緊急度【高】&重要度【高】
第2領域：緊急度【低】&重要度【高】
第3領域：緊急度【高】&重要度【低】
第4領域：緊急度【低】&重要度【低】
この４領域のうち、私たちが取り組むべき最優先事項は、どの領域のタスクになのか？
答えが「第４領域」ではない、というのは明らか。この領域にあてはまるものは、時間の浪費に他ならない。この領域に割く時間は減らさないといけません。
「第３領域」も違いますよね。緊急度は高い。でも重要度は低い。これが最優先になるわけがありませんよね。
でも、この領域にはまってしまっている人がいかに多いことか。
第４領域はある意味わかりやすいんです。緊急でもなく重要でもない。そのことは自分でも自覚できる。自覚しているので、この領域の活動は削減することができる。やろうと思えば、という前提はありますが。
でも、第３領域は改善が容易ではない。それは緊急度が伴っているから。「やらなくてはいけない！」というものは避けて通れない、という現実があるのです。
例えば
「どうでもいいメールやSNSの返信」
会社における上司からのメール、お得意先からのメール。中には本当に「どうでもいい」ものや「くだらない」ものもありますよね。でも、すぐに返信しないといけない。自分にとっては「本当に時間と労力の無駄」なメールでも、すぐに対応しないといけない。これは第3領域に該当します。
または、知人や友人からのSNSでのメッセージ。つまらない、くだらないものだとしても、メッセージを返さないわけにはいかない。
他にも
「電話の対応」
もそうですね。かかってきたら受けないわけにはいきません、もしくはつい受けてしまう。その要件が何かわからない、もしかしたら重要かもしれない。だから電話に出てしまう。でも、まったくもって時間の無駄だった、ということは多々ありますよね。
まだまだありますよね。
「会社の会議」
もそうですし
「会社の飲み会」
もそうでしょう。
自分にとって「無駄である」ということは分かっていても、参加しないわけにはいかない。
「さして重要でない」と認識していても「緊急性」が高いためつい優先してしまう。
この領域は本当に厄介なんですよね。
